Schneller einstellen: 7 Taktiken zur Interviewkoordination

In der heutigen Arbeitswelt, insbesondere in dienstleistungsorientierten Branchen wie Pflege, Gastronomie und Handwerk, ist Zeit oft der entscheidende Faktor beim Recruiting. Während die Suche nach qualifizierten Bewerber:innen an sich bereits eine Herausforderung darstellt, kann die Koordination von Interviews den Rekrutierungsprozess zusätzlich unnötig verlangsamen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen anhand von sieben bewährten Ansätzen, wie Sie Interviews effizienter planen können, ohne dabei die persönliche Kommunikation zu verlieren.

Warum die Interviewkoordination oft scheitert

Die Abstimmung von Terminen zwischen Kandidat:innen und Führungskräften kann sich wie ein endloses Hin und Her anfühlen. Oft ist genau dieser Prozess der Grund, warum qualifizierte Kandidat:innen abspringen oder Wettbewerber schneller zuschlagen. Besonders problematisch ist es, wenn Führungskräfte ihre Verfügbarkeit nur zögerlich mitteilen oder die Koordination durch veraltete Methoden wie E-Mail-Ketten und Excel-Listen erfolgt. Das Ergebnis: Verzögerungen, Frustration und ein negativer Eindruck bei den Bewerber:innen.

Doch es gibt Lösungen – und viele davon lassen sich mit minimalem Aufwand umsetzen.

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Die drei gängigen Ansätze zur Terminfindung

Wie in der Praxis oft zu sehen, gibt es drei Hauptmethoden, um Interviews zu koordinieren. Jede hat Vor- und Nachteile, die wir im Folgenden beleuchten:

1. Verfügbarkeit der Führungskraft einholen

Dieser Ansatz besteht darin, die Führungskraft zuerst nach ihren freien Zeiten zu fragen, bevor die Kandidat:innen kontaktiert werden. Dies kann vor allem bei Einzelinterviews gut funktionieren, erweist sich jedoch als schwierig, wenn mehrere Personen (z. B. ein Panel-Interview) oder unterschiedliche Standorte involviert sind.

Nachteil: Es kann Tage dauern, bis eine Antwort kommt, was den gesamten Prozess verzögert.

2. Verfügbarkeit der Kandidat:innen einholen

Hier werden zunächst die Verfügbarkeiten der Kandidat:innen ermittelt und an die Führungskräfte weitergeleitet. Dies hat den Vorteil, dass die Kommunikation mit den Bewerber:innen proaktiv wirkt und der Eindruck entsteht, dass der Arbeitgeber schnell und effizient agiert.

Nachteil: Manche Führungskräfte könnten dies als zu "eifrig" empfinden, was in konservativeren Unternehmensstrukturen Widerstand hervorrufen könnte.

3. Verfügbarkeit beider Parteien gleichzeitig prüfen

Dieser Ansatz kombiniert beide Seiten: Kandidat:innen und Führungskräfte teilen gleichzeitig ihre Verfügbarkeiten mit. Überlappende Zeiten werden dann direkt bestätigt. Dies vermeidet unnötige Verzögerungen und stellt sicher, dass alle Parteien zeitnah informiert werden.

Nachteil: Ohne ein geeignetes Tool kann es schwierig werden, die Verfügbarkeiten parallel zu organisieren.

Die Lösung: Automatisierung durch digitale Tools

Ein zentraler Punkt im Video war die Empfehlung, digitale Tools wie "Calendly" oder ähnliche Kalenderdienste einzusetzen. Mit diesen Tools lassen sich Verfügbarkeiten in Echtzeit prüfen und Termine automatisch koordinieren, ohne das übliche Hin und Her. Gerade in Branchen mit hohem Personalbedarf wie Pflege oder Gastronomie kann dies den Rekrutierungsprozess entscheidend beschleunigen.

Vorteile eines digitalen Kalendersystems:

• Zeitersparnis: Führungskräfte können ihre Verfügbarkeiten im Voraus festlegen, sodass Recruiter:innen direkt planen können.
• Flexibilität: Tools wie Calendly ermöglichen es, Einschränkungen festzulegen (z. B. keine Termine innerhalb der nächsten drei Stunden), um Überraschungen zu vermeiden.
• Transparenz: Recruiter:innen sehen sofort, welche Zeitfenster verfügbar sind, und können diese Informationen direkt an die Kandidat:innen weitergeben.
• Bessere Candidate Experience: Ein schneller und strukturierter Ablauf hinterlässt einen positiven Eindruck bei den Bewerber:innen.

Veränderungen in der Denkweise: Geschwindigkeit ist entscheidend

Ein weiterer Schlüsselpunkt ist die Einstellung der Führungskräfte zum Rekrutierungsprozess. Viele Führungskräfte tendieren dazu, den Prozess unnötig zu verzögern – sei es durch zögerliche Antworten oder das "Spielen" schwer erreichbar zu sein. Doch in der heutigen Arbeitswelt ist Schnelligkeit entscheidend.

Warum Geschwindigkeit zählt:

• Wettbewerb: Qualifizierte Kandidat:innen haben oft mehrere Angebote. Wer schneller handelt, hat bessere Chancen.
• Kosten: Jede offene Stelle kostet das Unternehmen Geld und Ressourcen. Schnelle Entscheidungen sparen nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
• Kandidatenerfahrung: Eine zügige und professionelle Kommunikation vermittelt den Eindruck, dass das Unternehmen strukturiert und engagiert ist.

Wie Recruiter:innen ihre Führungskräfte überzeugen können:

1. Argumentation mit Daten: Zeigen Sie auf, wie viel Geld durch eine schnellere Besetzung eingespart werden kann.
2. Kandidatenfokus: Betonen Sie, dass ein optimierter Prozess die Wahrscheinlichkeit erhöht, Top-Talente zu gewinnen.
3. Proaktive Kommunikation: Sagen Sie klar und direkt, was Sie von den Führungskräften benötigen, um effizient arbeiten zu können.

Praktische Tipps für die Umsetzung

Um die Erkenntnisse aus diesem Artikel in die Praxis umzusetzen, empfehlen wir folgende Schritte:

1. Implementieren Sie ein Kalendertool: Wählen Sie ein Tool, das sowohl mit internen als auch externen Kalendern kompatibel ist.
2. Schaffen Sie Bewusstsein bei Führungskräften: Schulen Sie Ihre Hiring Manager darin, wie wichtig ihre schnelle Verfügbarkeit ist.
3. Prozesse standardisieren: Legen Sie klare Richtlinien fest, wie und wann Interviews geplant werden sollen.
4. Feedback einholen: Bitten Sie Kandidat:innen nach Abschluss des Prozesses um Rückmeldung, um Schwachstellen zu identifizieren.

Key Takeaways

• Vermeiden Sie Verzögerungen: Lange Wartezeiten zwischen den Phasen des Bewerbungsprozesses kosten häufig Top-Kandidat:innen.
• Nutzen Sie digitale Tools: Kalenderdienste wie Calendly können die Terminplanung erheblich vereinfachen.
• Optimieren Sie die Candidate Experience: Bewerber:innen erinnern sich positiv an schnelle und gut strukturierte Prozesse.
• Kommunikation ist entscheidend: Klare Absprachen mit Führungskräften und transparente Prozesse sind der Schlüssel zum Erfolg.
• Schnelligkeit schlägt Perfektion: Warten Sie nicht darauf, alle Bewerber:innen zu sehen – handeln Sie, sobald Sie geeignete Talente identifiziert haben.

Fazit: Mit Struktur zu Recruiting-Erfolg

Die Koordination von Interviews muss nicht kompliziert sein. Mit den richtigen Tools und einer fokussierten Herangehensweise können Sie den Prozess deutlich beschleunigen und die Candidate Experience verbessern. Denken Sie daran: In einem hart umkämpften Arbeitsmarkt zählt jede Stunde. Mit diesen Tipps sind Sie bestens gerüstet, um Ihre nächste Einstellung schneller und effizienter zu gestalten.

Indem Sie auf Geschwindigkeit und Effizienz setzen, bleiben Sie wettbewerbsfähig und hinterlassen bei Kandidat:innen einen bleibenden positiven Eindruck. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, Ihre Interviewkoordination zu optimieren und den Grundstein für erfolgreiches Recruiting zu legen.

Source: "171: Tactical Tuesday - I Feel the Need, the Need For Speed (in the Hiring Process) ft. Vivien Maron" - Loxo, YouTube, Feb 25, 2025 - https://www.youtube.com/watch?v=-16tiLrEljQ