So machst du dein Recruiting DSGVO-sicher – ohne komplizierte Fachbegriffe

Stell dir vor, du bist Personalchef und jonglierst täglich mit Bewerbungen per E-Mail, Excel-Listen und Notizen. Plötzlich fragt ein Bewerber, wie lange seine Daten gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann. Panik? Keine Sorge! Mit ein paar simplen Schritten kannst du dein Recruiting rechtssicher und stressfrei gestalten – und das ganz ohne juristisches Fachchinesisch.

Die DSGVO klingt nach einer Herausforderung, ist aber in der Praxis einfacher umzusetzen, als du denkst. Es geht darum, Bewerberdaten gezielt zu nutzen, sicher zu speichern und rechtzeitig zu löschen. Das schützt nicht nur die Privatsphäre deiner Kandidaten, sondern auch dich vor teuren Bußgeldern.

Bewerbungsverfahren und Datenschutz #dsgvo #hr #recruiting

Schritt 1: So holst Du die Einwilligung von Bewerbern richtig ein

Die Einwilligung von Bewerbern ist ein zentraler Punkt im Bewerbungsprozess und muss sorgfältig eingeholt werden. Damit sie rechtlich gültig ist, müssen sieben Anforderungen erfüllt sein: Sie muss freiwillig, spezifisch, informiert, eindeutig, granular, im Voraus erteilt und dokumentiert sein ^[5].

Im Normalfall reicht für die Bearbeitung einer Bewerbung die Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. § 26 BDSG. Eine zusätzliche Einwilligung wird erst notwendig, wenn Du die Daten über den Bewerbungsprozess hinaus speichern möchtest – etwa für einen Talent Pool oder zukünftige Stellenangebote. Hier liegt oft der Knackpunkt: Viele Unternehmen holen entweder gar keine oder eine zu allgemeine Einwilligung ein.

Aktive und klare Zustimmung

Die Einwilligung muss durch eine bewusste Handlung erfolgen – beispielsweise durch das Anklicken einer nicht vorausgewählten Checkbox oder eine Bestätigung per E-Mail. Wichtig ist, dass die Einwilligung „granular“ gestaltet wird. Das bedeutet, Bewerber sollen selbst entscheiden können, ob ihre Daten nur für die aktuelle Bewerbung oder auch für andere Zwecke genutzt werden dürfen. Zudem muss es jederzeit einfach möglich sein, die Einwilligung zu widerrufen.

Wie die British Information Commissioner's Office treffend sagt:

If the request for consent is vague, sweeping or difficult to understand, then it will be invalid.

Deshalb sind Klarheit und Einfachheit bei der Einwilligungsabfrage entscheidend. Eine verständliche und präzise formulierte Datenschutzerklärung ist die Grundlage für eine rechtssichere Einwilligung.

Verständliche Datenschutzhinweise formulieren

Ein guter Datenschutzhinweis sollte in einfacher Sprache verfasst sein – ohne komplizierte juristische Begriffe. Bewerber müssen sofort verstehen, wer ihre Daten verarbeitet, zu welchem Zweck, welche Daten erfasst werden, wer Zugriff darauf hat und wie lange die Speicherung erfolgt. Diese Informationen dürfen nicht in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen versteckt werden. Sie sollten stattdessen klar und separat dargestellt werden.

Tipp: Halte den ersten Hinweis kurz und verlinke auf eine ausführliche Datenschutzerklärung für diejenigen, die mehr Details möchten. So erfüllst Du die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO. Optimal ist eine separate Datenschutzerklärung, die speziell auf den Bewerbungsprozess zugeschnitten ist.

Element	Was Du angeben musst
Verantwortlicher	Den Namen des Unternehmens und Kontaktdaten klar nennen
Zweck	Den genauen Zweck der Datennutzung erklären (z. B. „zur Prüfung Deiner Bewerbung“)
Datenkategorien	Auflisten, welche Daten verarbeitet werden (z. B. Lebenslauf, Kontaktdaten, Zeugnisse)
Empfänger	Offenlegen, ob Daten an Dritte oder verbundene Unternehmen weitergegeben werden
Speicherdauer	Angeben, wie lange die Daten aufbewahrt werden (z. B. 6 Monate nach einer Absage)
Widerrufsrecht	Klarstellen, dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann

Praktische Einwilligungsvorlagen

Sind die Datenschutzhinweise klar formuliert, kannst Du mit praktischen Vorlagen arbeiten.

Für Online-Bewerbungstools empfiehlt es sich, zwei Checkboxen anzubieten: eine verpflichtende Checkbox für die Zustimmung zur Datenschutzerklärung und eine optionale Checkbox für die Aufnahme in den Talent Pool. Wichtig: Die Talent-Pool-Checkbox darf nicht vorausgewählt sein und sollte verständlich formuliert werden, etwa so:

„Ich willige ein, dass meine Bewerbungsunterlagen für 24 Monate gespeichert werden, um mich über passende zukünftige Stellen zu informieren. Diese Einwilligung kann ich jederzeit per E-Mail widerrufen.“

Bei E-Mail-Bewerbungen eignet sich ein Double-Opt-In-Verfahren: In der automatischen Empfangsbestätigung kannst Du einen Link zur speziellen Datenschutzerklärung für Bewerbungen einfügen. Wenn eine längere Speicherung geplant ist, bitte den Bewerber aktiv um Bestätigung. Über einen Link in der E-Mail kann der Bewerber seine Einwilligung abschließend erteilen. So werden sowohl der Zeitpunkt der Zustimmung als auch technische Details wie die IP-Adresse dokumentiert.

Einwilligung dokumentieren

Jede Einwilligung sollte lückenlos dokumentiert werden, damit Du jederzeit nachweisen kannst, wer welcher Version der Datenschutzerklärung zugestimmt hat.

Da im Bewerbungsprozess ein Machtgefälle zwischen Arbeitgeber und Bewerber besteht, empfiehlt es sich, Einwilligungen vor allem für freiwillige Prozesse wie die Aufnahme in einen Talent Pool einzuholen. So stellst Du sicher, dass eine Ablehnung der Speicherung keinerlei Einfluss auf die laufende Bewerbung hat.

Schritt 2: Eine klare Datenschutzerklärung für das Recruiting erstellen

Sobald Du die Einwilligung korrekt eingeholt hast, ist eine transparente Datenschutzerklärung der nächste wichtige Schritt. Diese sollte als eigenständiges Dokument bereitgestellt werden, das speziell auf die Anforderungen des Recruitings zugeschnitten ist – unabhängig von der allgemeinen Datenschutzerklärung Deiner Website.

Die Plattform GDPR.eu bringt es treffend auf den Punkt:

"You have to explain how you process data in 'a concise, transparent, intelligible and easily accessible form, using clear and plain language'" – GDPR.eu

Das bedeutet: Verwende eine klare und verständliche Sprache. Eine gut strukturierte Datenschutzerklärung mit übersichtlichen Überschriften wie „Wer verarbeitet Deine Daten?“, „Zu welchem Zweck?“ oder „Wie lange werden die Daten gespeichert?“ schafft Transparenz und Vertrauen. Doch was genau muss in einer solchen Erklärung stehen? Hier sind die wichtigsten Punkte.

Pflichtbestandteile einer DSGVO-konformen Datenschutzerklärung

Damit Deine Datenschutzerklärung den Anforderungen der DSGVO entspricht, sind folgende Kerninformationen unverzichtbar:

Element	Was Du angeben musst	Rechtsgrundlage / Zeitraum
Verantwortlicher	Name und Kontaktdaten Deines Unternehmens bzw. des Datenschutzbeauftragten	Art. 13 DSGVO
Zweck & Rechtsgrundlage	Warum die Daten erhoben werden (z. B. zur Eignungsprüfung) und die rechtliche Basis – häufig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder § 26 BDSG (beschäftigungsbezogene Zwecke)	Art. 6 DSGVO
Datenkategorien	Welche Daten verarbeitet werden, z. B. Stammdaten (Name, Kontaktinformationen), Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse) oder besondere Kategorien von Daten, falls erforderlich	Art. 13/14 DSGVO
Empfänger	Wer Zugriff auf die Daten hat – z. B. HR-Team, Fachvorgesetzte, Betriebsrat oder externe Dienstleister wie Anbieter von Bewerbermanagementsystemen	Art. 28 DSGVO
Datenübermittlung in Drittländern	Falls Daten außerhalb der EU verarbeitet werden, die rechtliche Grundlage dafür – z. B. das EU-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln	Art. 44–49 DSGVO
Speicherdauer	Wie lange die Daten aufbewahrt werden – in der Regel 6 Monate nach einer Absage, um sich gegen mögliche Klagen (z. B. nach dem AGG – Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) abzusichern	AGG / DSGVO
Bewerberrechte	Informationen zu Rechten wie Auskunft, Berichtigung, Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Zudem sollte das Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde erwähnt werden	Art. 15–21 DSGVO
KI/Algorithmen	Falls KI eingesetzt wird, erkläre deren Logik transparent. Wichtig: Die endgültige Entscheidung sollte immer von einem Menschen getroffen werden	Art. 22 DSGVO

Wichtige Hinweise zur Darstellung

Für eine klare und benutzerfreundliche Datenschutzerklärung empfiehlt sich eine mehrschichtige Darstellung: Fasse die wichtigsten Informationen kompakt zusammen und verlinke bei Bedarf auf detailliertere Inhalte. So erfüllst Du die Informationspflichten, ohne Bewerber mit zu vielen Details zu überfordern. Stelle außerdem sicher, dass die Datenschutzerklärung leicht zugänglich ist – idealerweise verlinkt auf Deiner Karriereseite und direkt im Bewerbungsformular.

Schritt 3: Bewerberdaten richtig speichern und löschen

Nachdem Du eine klare und verständliche Datenschutzerklärung erstellt hast, ist der nächste Schritt, Bewerberdaten sicher zu speichern und rechtzeitig zu löschen. Gemäß DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den ursprünglichen Zweck – also den Bewerbungsprozess – notwendig ist. Wird die Stelle besetzt oder eine Absage erteilt, entfällt diese Grundlage.

Die Speicherung der Daten muss sicher erfolgen und der Zugriff darauf sollte ausschließlich autorisierten Personen, wie Deinem HR-Team oder der zuständigen Fachabteilung, vorbehalten sein ^[2]. Vermeide es, Bewerbungsunterlagen per E-Mail an allgemeine Postfächer zu senden oder intern weiterzuleiten. Stattdessen bieten verschlüsselte Karriereportale oder ein Bewerbermanagementsystem mit klar definierten Zugriffsrechten eine sichere Alternative ^[2].

In der Praxis hat sich eine Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten nach einer Absage bewährt. Diese Frist gibt Dir genug Zeit, um Dich gegen mögliche Diskriminierungsklagen gemäß dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) abzusichern. Bewerber haben in der Regel zwei Monate, um Ansprüche geltend zu machen, und weitere drei Monate, um Klage einzureichen ^[10]. Wichtig: Die Frist beginnt erst, wenn der gesamte Recruiting-Prozess für die jeweilige Stelle abgeschlossen ist. Möchtest Du die Daten eines Kandidaten länger speichern, etwa in einem „Talentpool“, benötigst Du eine separate, freiwillige Einwilligung. In diesem Fall dürfen die Daten für maximal 24 Monate aufbewahrt werden ^[6][7].

Um den Aufwand zu minimieren, empfiehlt es sich, auf automatisierte Löschprozesse zurückzugreifen.

Automatische Datenlöschung einrichten

Moderne Recruiting-Systeme bieten die Möglichkeit, Löschfristen direkt im System zu hinterlegen. So können Bewerberdaten beispielsweise automatisch 180 Tage nach einer Absage gelöscht oder zur Löschung vorgemerkt werden ^[2][10].

Sorge dafür, dass die Daten vollständig entfernt werden – nicht nur aus der Hauptdatenbank, sondern auch aus Backups, E-Mail-Anhängen und Netzlaufwerken ^[8][9][10]. Handelt es sich um physische Unterlagen, wie ausgedruckte Bewerbungen, ist eine manuelle Vernichtung erforderlich. Hierfür solltest Du einen Aktenvernichter nutzen, der den Datenschutzanforderungen entspricht ^[8][10]. Ergänzend dazu ist es sinnvoll, ein Löschkonzept zu erstellen. Darin dokumentierst Du, welche Daten wo gespeichert sind und wann sie gelöscht werden müssen. So kannst Du im Zweifelsfall nachweisen, dass Du DSGVO-konform handelst.

Schritt 4: Auftragsverarbeitungsverträge mit Software-Anbietern prüfen

Wenn Du eine Recruiting-Software nutzt, die Bewerberdaten verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Artikel 28 DSGVO unerlässlich. Dieser Vertrag regelt, wie der Anbieter mit den personenbezogenen Daten Deiner Bewerber umgeht und welche Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden. Ohne einen solchen Vertrag riskierst Du Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des Jahresumsatzes ^[11]. Der AVV schafft somit die rechtliche Grundlage für den sicheren Umgang mit Bewerberdaten im digitalen Recruiting.

Bevor Du einen AVV abschließt, solltest Du sicherstellen, dass der Anbieter über anerkannte Zertifikate wie ISO 27001, 27017 oder 27018 verfügt. Zudem ist es wichtig, dass die Daten innerhalb der EU, idealerweise in Rechenzentren in Städten wie Frankfurt oder Düsseldorf, gehostet werden. Diese Zertifikate und Standorte zeigen, dass der Anbieter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreift, um Deine Daten zu schützen ^[11][13].

Werden Daten in Länder außerhalb der EU übertragen, muss der Vertrag zusätzliche Schutzmechanismen beinhalten, wie Standardvertragsklauseln (SCCs) oder das Data Privacy Framework ^[12].

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Umgang mit Unterauftragsverarbeitern. Der Software-Anbieter darf keine weiteren Dienstleister ohne Deine schriftliche Zustimmung einbinden. Außerdem sollte der AVV festlegen, dass alle Mitarbeiter des Anbieters, die Zugriff auf Bewerberdaten haben, zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Darüber hinaus muss der Vertrag Dir das Recht einräumen, Audits oder Inspektionen durchzuführen, um die Einhaltung der DSGVO zu überprüfen ^[11][12].

Erforderliche Klauseln im Auftragsverarbeitungsvertrag

Ein AVV, der den Anforderungen der DSGVO entspricht, sollte folgende Punkte enthalten:

Klausel	Zweck
Gegenstand und Dauer	Legt fest, welche Daten verarbeitet werden und für welchen Zeitraum.
Weisungsbefugnis	Der Anbieter darf Daten nur gemäß Deinen schriftlichen Anweisungen verarbeiten.
Vertraulichkeit	Alle Mitarbeiter des Anbieters müssen zur Geheimhaltung verpflichtet sein.
Technische und organisatorische Maßnahmen	Beschreibt Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Pseudonymisierung und Zugriffskontrollen.
Unterauftragsverarbeiter	Keine Weitergabe an Dritte ohne vorherige schriftliche Genehmigung.
Unterstützung bei Betroffenenrechten	Der Anbieter muss Dich bei Anfragen von Bewerbern, etwa zu Auskunft oder Löschung, unterstützen.
Meldung von Datenpannen	Der Anbieter ist verpflichtet, sicherheitsrelevante Vorfälle unverzüglich zu melden.
Löschung oder Rückgabe	Nach Vertragsende müssen alle Bewerberdaten gelöscht oder an Dich zurückgegeben werden.
Prüfrechte	Du hast das Recht, die DSGVO-Konformität durch Audits oder Inspektionen zu überprüfen.

Zusätzlich solltest Du eine detaillierte Anlage zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen (oft als „Annex 2“ bezeichnet) anfordern. Diese Anlage sollte konkrete Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugangskontrollen und die Protokollierung von Zugriffsversuchen enthalten. Prüfe auch, ob der Anbieter automatisierte Löschfristen unterstützt – beispielsweise, dass Bewerberdaten nach sechs Monaten automatisch gelöscht werden. Das reduziert das Risiko von Fehlern und stellt sicher, dass Du die DSGVO-Vorgaben einhältst.

Mit einem sorgfältig geprüften AVV bist Du bestens gerüstet, um Talentnavigator DSGVO-konform zu nutzen. Im nächsten Schritt erfährst Du, wie Du Talentnavigator in der Praxis datenschutzkonform einsetzen kannst.

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Schritt 5: Talentnavigator für DSGVO-konformes Recruiting nutzen

Mit den Grundlagen aus den vorherigen Schritten setzt Talentnavigator alles in die Tat um. Diese speziell für den Mittelstand entwickelte Recruiting-Software vereint alle wichtigen DSGVO-Funktionen und sorgt dafür, dass Bewerberdaten sicher und zentral verwaltet werden – anstatt sie über Excel-Tabellen, E-Mail-Postfächer und Ordner zu verstreuen.

Die Software nimmt Dir fehleranfällige manuelle Arbeiten ab. Du musst Dich nicht mehr selbst um Einwilligungen oder Löschfristen kümmern – Talentnavigator übernimmt das automatisch. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Datenschutzproblemen.

Alle Bewerberdaten zentral organisiert

Mit Talentnavigator landen alle Bewerbungen – egal ob per E-Mail, über Jobportale oder direkt über Deine Karriereseite – in einer zentralen Pipeline. Du kannst auf einen Blick sehen, in welcher Phase sich ein Kandidat befindet, ohne zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln zu müssen. Sämtliche Dokumente, Notizen und die gesamte Kommunikation sind direkt beim jeweiligen Bewerberprofil hinterlegt ^[14][15].

Diese zentrale Verwaltung ist nicht nur praktisch, sondern auch DSGVO-konform. Du weißt jederzeit, welche personenbezogenen Daten Du wo gespeichert hast. Sollte ein Bewerber sein Auskunftsrecht nutzen, kannst Du alle relevanten Informationen innerhalb weniger Minuten bereitstellen – ohne stundenlang E-Mails oder Ordner durchsuchen zu müssen. Diese Übersicht macht es einfach, alle Datenschutzanforderungen effizient zu erfüllen.

DSGVO-Funktionen, die Dir den Alltag erleichtern

Talentnavigator bietet Dir mehrere Funktionen, die Dein Recruiting automatisch DSGVO-konform gestalten. Sobald sich ein Bewerber meldet, erfasst und dokumentiert die Software dessen Einwilligung zur Datenverarbeitung und speichert sie sicher ab ^[15].

Die automatische Löschung von Daten gehört ebenfalls zum Standard. Nach den DSGVO-Vorgaben wird diese Funktion direkt in den Workflow integriert ^[15]. Das System erinnert Dich rechtzeitig, wenn Du Daten länger aufbewahren möchtest, beispielsweise weil ein Kandidat in den Talent-Pool aufgenommen werden soll. Auf diese Weise wird das „Recht auf Vergessenwerden“ ohne zusätzlichen Aufwand umgesetzt.

Da die Daten in deutschen Rechenzentren gehostet werden, ist höchste Datensicherheit gewährleistet. Zusätzlich stellt Talentnavigator einen vollständigen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit, der alle in Schritt 4 genannten Klauseln enthält. So fügt sich die Software nahtlos in Deine DSGVO-konformen Recruiting-Prozesse ein und sorgt für eine rechtssichere Handhabung Deiner Bewerberdaten.

Schritt 6: Recruiting-Prozesse dokumentieren und regelmäßig überprüfen

Sobald Talentnavigator Deine Prozesse DSGVO-konform unterstützt, ist es an der Zeit, sämtliche Recruiting-Aktivitäten gründlich zu dokumentieren und regelmäßig zu überprüfen. Die DSGVO schreibt vor, dass Du nachweisen kannst, wie Du Bewerberdaten schützt – hierfür solltest Du ein Verzeichnis aller Datenverarbeitungsaktivitäten führen. Dieses sogenannte Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden gesetzlich vorgeschrieben^[16]. Aber auch kleinere Unternehmen profitieren davon, da es einen klaren Überblick über die Datenflüsse schafft.

In diesem Verzeichnis solltest Du genau festhalten, welche Bewerberdaten erfasst werden, warum sie verarbeitet werden, wo sie gespeichert sind und wer darauf Zugriff hat. Außerdem gehören Angaben zu Rechtsgrundlagen, Sicherheitsmaßnahmen und Löschfristen hinein. Dieses Dokument hilft Dir nicht nur bei behördlichen Prüfungen, sondern auch, wenn Bewerber Auskunft über ihre Daten verlangen.

Neben der Dokumentation ist es entscheidend, Deine Recruiting-Prozesse regelmäßig unter die Lupe zu nehmen. Überprüfe mindestens einmal im Jahr, wer im Team Zugriff auf Bewerbungsunterlagen hat. Wie FTAPI betont, sollten nur Personen mit Entscheidungsbefugnis Zugang erhalten:

Nur Personen, die am Auswahlverfahren beteiligt sind und Entscheidungsbefugnis haben, sollten Zugang zu Bewerbungsunterlagen erhalten.

Auch Dein Talent-Pool verdient regelmäßige Aufmerksamkeit: Entferne Einträge, die veraltet sind oder nicht mehr relevant erscheinen^[2][3].

Wenn Du planst, neue Technologien wie eine KI-gestützte Vorauswahl einzuführen, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung unerlässlich^[16]. GDPR.eu weist darauf hin:

The best way to demonstrate GDPR compliance is using a data protection impact assessment.

Damit kannst Du potenzielle Risiken für die Rechte der Bewerber minimieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Deine Prozesse den Datenschutzanforderungen entsprechen^[16].

Es ist außerdem sinnvoll, eine verantwortliche Person zu bestimmen, die die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien regelmäßig überwacht. Diese Person sollte auch dafür sorgen, dass im Falle einer Datenpanne die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden informiert wird^[16]. So bleibst Du nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern schützt auch das Vertrauen Deiner Bewerber.

Häufige DSGVO-Fehler vermeiden: Schnelle Checkliste

Damit Du im Recruiting keine Datenschutzpannen riskierst, hilft es, die gängigsten Stolperfallen zu kennen. Selbst mit den besten Absichten kann es schnell zu Verstößen gegen die DSGVO kommen. Ein häufiger Fehler: Das Verwechseln von berechtigtem Interesse mit Einwilligung. Berechtigtes Interesse eignet sich für konkrete Bewerbungen, während Du für sensible Daten oder eine langfristige Speicherung im Talent-Pool immer eine Einwilligung einholen solltest^[1][3][17].

Besonders beim Active Sourcing und der Datenspeicherung ist Vorsicht geboten. Ein klassischer Fauxpas ist die fehlende Information beim Active Sourcing. Wenn Du beispielsweise Profile von Plattformen wie LinkedIn in Deine Datenbank überträgst, musst Du die betroffenen Personen innerhalb von 30 Tagen kontaktieren und über die Verarbeitung ihrer Daten informieren^[1][3]. Außerdem: Lass irrelevante Daten wie Familienstand, Religion oder Gesundheitsinformationen komplett außen vor^[4][2].

Ein weiteres Risiko entsteht durch die Speicherung in Excel-Tabellen oder lokalen Ordnern. Solche Methoden bieten keine Zugriffsprotokolle und erhöhen das Risiko unbefugter Zugriffe massiv. Stattdessen solltest Du ein sicheres, zentrales Bewerbermanagementsystem nutzen – wie etwa Talentnavigator. So kannst Du Zugriffe kontrollieren und DSGVO-konform arbeiten^[1][3]. Wichtig: Bei Einwilligungen muss der Widerruf für die Bewerber klar und einfach möglich sein^[1][3].

Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen DSGVO-konformen und problematischen Praktiken auf einen Blick:

Bereich	Nicht DSGVO-konform	DSGVO-konform
Rechtsgrundlage	Einwilligung für jede Bewerbung verlangen	Berechtigtes Interesse für Stellen nutzen, Einwilligung für Talent-Pool
Datenerhebung	Familienstand, Religion oder private Social-Media-Profile abfragen	Nur jobrelevante Daten wie Qualifikationen, Erfahrung und Kontaktdaten erfassen
Datenspeicherung	Lebensläufe in gemeinsamen Tabellen ablegen	Verschlüsseltes ATS mit eingeschränkten Zugriffsrechten nutzen
Aufbewahrung	Daten unbegrenzt „für alle Fälle“ speichern	Daten 6 Monate nach Absage oder bei Zweckende löschen
Active Sourcing	LinkedIn-Profile ohne Benachrichtigung speichern	Kandidaten innerhalb von 30 Tagen mit Datenschutzhinweis kontaktieren
Bewerberrechte	Unklare oder komplizierte Löschprozesse	Einfacher Link oder klarer Prozess für Datenlöschung/-korrektur

Noch ein wichtiger Punkt: Verstöße gegen die DSGVO können richtig teuer werden. Es drohen Bußgelder von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro – je nachdem, welcher Betrag höher ist^[1][3]. Ein Grund mehr, die Regeln genau im Blick zu behalten!

Fazit: DSGVO-Konformität mit den richtigen Tools einfacher machen

DSGVO-konformes Recruiting muss keine komplizierte Angelegenheit sein – vorausgesetzt, Du setzt auf die richtigen Tools. Talentnavigator übernimmt die Automatisierung der beschriebenen Compliance-Prozesse und macht DSGVO-konformes Recruiting so zu einem nahtlosen Standardprozess. Zeitaufwändige manuelle Kontrollen gehören damit der Vergangenheit an.

Die Stärke von Talentnavigator liegt in der Automatisierung zeitraubender Aufgaben wie dem Löschen von Bewerberdaten nach sechs Monaten oder dem Versenden von Datenschutzhinweisen. Damit sparst Du täglich zwischen 30 und 45 Minuten Verwaltungsarbeit^[15]. Amy Smith, Head of Talent bei Framestore, fasst es treffend zusammen:

The GDPR automations are brilliant. Automating consent requests and candidate deletion saves me 30 to 45 minutes every day.

Ein weiterer Vorteil: Alle Daten werden zentral und verschlüsselt verwaltet, und dank rollenbasierter Zugriffsrechte können nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen^[2]. Das minimiert nicht nur das Risiko von Datenpannen, sondern schützt Dich auch vor hohen Bußgeldern.

Das Beste daran? Du musst kein Datenschutz-Experte sein. Talentnavigator übernimmt die komplexen Aufgaben für Dich. Die Software wurde speziell für den Mittelstand entwickelt und bietet vorgefertigte Templates für Branchen wie Pflege, Gastronomie und Handwerk. Integriere Talentnavigator in Deinen Recruiting-Alltag, reduziere Risiken und spare wertvolle Ressourcen – einfacher geht’s nicht!

FAQs

Wie kann ich sicherstellen, dass die Zustimmung der Bewerber DSGVO-konform ist?

Um die Zustimmung Deiner Bewerber DSGVO-konform einzuholen, müssen vier zentrale Kriterien erfüllt sein: Sie muss freiwillig, spezifisch, informiert und eindeutig sein. Das bedeutet, dass Bewerber genau wissen müssen, welche Daten verarbeitet werden und wofür. Transparenz ist hier das A und O. Außerdem sollte es jederzeit möglich sein, die Zustimmung unkompliziert zu widerrufen.

Verwende klare und einfache Sprache, die jeder verstehen kann, und verzichte auf komplizierte Fachbegriffe. Vorab angekreuzte Checkboxen? Die solltest Du unbedingt vermeiden. Ebenso wichtig: Halte die Zustimmung schriftlich oder digital fest. So kannst Du im Zweifelsfall nachweisen, dass alles korrekt abgelaufen ist. Ein bisschen Sorgfalt erspart Dir später großen Ärger.

Wie kann ich Bewerberdaten sicher speichern und rechtzeitig löschen, um DSGVO-Vorgaben einzuhalten?

Um Bewerberdaten im Einklang mit der DSGVO zu speichern und rechtzeitig zu löschen, solltest Du nur die absolut notwendigen Informationen erheben und Bewerber transparent über die Verwendung ihrer Daten informieren. Es ist wichtig, immer eine ausdrückliche Einwilligung einzuholen und sicherzustellen, dass die Daten in einem geschützten System gespeichert werden, das unbefugten Zugriff verhindert.

Lege klare Fristen für die Aufbewahrung der Daten fest: Sobald der Zweck erfüllt ist oder die Einwilligung widerrufen wird, müssen die Daten gelöscht werden. Automatisierte Prozesse oder regelmäßige Überprüfungen können dabei helfen, sicherzustellen, dass keine Informationen länger gespeichert bleiben, als nötig. So bewahrst Du nicht nur die Privatsphäre der Bewerber, sondern minimierst auch das Risiko von Datenschutzverstößen.

Warum ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag bei der Nutzung von Recruiting-Software wichtig?

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) ist ein unverzichtbares Dokument, um sicherzustellen, dass Recruiting-Software im Einklang mit der DSGVO genutzt wird. Darin wird die Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen (Auftraggeber) und dem Softwareanbieter (Auftragnehmer) geregelt. Der Vertrag stellt sicher, dass personenbezogene Daten, wie die von Bewerber*innen, ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen verarbeitet werden.

Im AV-Vertrag werden Verantwortlichkeiten klar definiert, Sicherheitsmaßnahmen festgelegt und der Umgang mit möglichen Datenschutzverletzungen geregelt. Besonders in Deutschland ist ein solcher Vertrag Pflicht, sobald externe Dienstleister mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt werden. Das schützt Unternehmen nicht nur vor rechtlichen Problemen, sondern schafft auch bei Bewerber*innen Vertrauen in den verantwortungsvollen Umgang mit ihren Daten.