HR‑Tech 2026: Business Case für ATS‑Upgrade erstellen

Einführung: Warum ein ATS-Upgrade den Unterschied macht

Für Unternehmen in dienstleistungsorientierten Branchen wie Pflege, Gastronomie oder Handwerk ist effizientes Recruiting eine zentrale Herausforderung. Der Wettbewerb um Talente wird härter, die Anforderungen an die Schnelligkeit und Qualität von Einstellungsprozessen wachsen. Ein modernes Applicant Tracking System (ATS) kann dabei nicht nur Prozesse optimieren, sondern auch das gesamte Recruiting strategischer und zielgerichteter gestalten.

In diesem Artikel beleuchten wir die Erfahrungen von Kate Michael, Talent Acquisition Expertin bei einer schnell wachsenden Agrartechnologie-Firma, und wie sie den erfolgreichen Übergang zu einem neuen ATS gemeistert hat. Sie erklärt, wie Unternehmen ihre Hiring-Prozesse evaluieren, die richtigen Tools auswählen und ein Upgrade so umsetzen, dass es für alle Stakeholder – von Führungskräften bis zu Kandidat:innen – einen positiven Effekt hat.

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Die Ausgangssituation: Wachsende Anforderungen und unzureichende Tools

Kate Michael schildert, dass sie in ein Unternehmen eintrat, das schnell wuchs und das Recruiting bis dahin dezentral organisiert hatte. Verschiedene Führungskräfte und Manager:innen übernahmen die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen zusätzlich zu ihren Kernaufgaben.

Das bestehende HRIS-System bot zwar eine integrierte ATS-Funktion, jedoch fehlte es an entscheidenden Features wie effizienter interner Kommunikation, automatisierten Feedback-Prozessen und Transparenz. Dies führte zu unnötigen Verzögerungen, einer inkonsistenten Candidate Experience und einem erhöhten Arbeitsaufwand für alle Beteiligten. Die Herausforderung bestand darin, ein System zu etablieren, das diesen Problemen entgegenwirkt.

Der Lösungsweg: Wie evaluiert man das richtige ATS?

Kate hatte klare Kriterien dafür, welches ATS die Anforderungen des Unternehmens erfüllen musste:

1. Integration mit bestehenden Systemen

• Das neue ATS musste sich nahtlos in das bestehende HRIS integrieren lassen, um manuelle Prozesse zu reduzieren.

2. Transparenz und interne Kommunikation

• Es musste möglich sein, Feedback zentral zu sammeln und für alle Beteiligten sichtbar zu machen, um Redundanzen zu vermeiden.

3. Kandidatenerfahrung im Fokus

• Ein schneller, strukturierter und fairer Hiring-Prozess sollte sicherstellen, dass Kandidat:innen nicht durch lange Wartezeiten oder mangelnde Informationen abgesprungen sind.

4. Flexibilität und Anpassbarkeit

• Das ATS sollte individuelle Workflows und Templates ermöglichen, die sich an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lassen.

5. Benutzerfreundlichkeit

• Für Kate war es essenziell, dass das System einfach zu verstehen und intuitiv zu bedienen ist – sowohl für sie selbst als auch für andere Beteiligte wie Hiring Manager.

Kate entschied sich letztlich für ein ATS, das diese Anforderungen erfüllte, und betonte, dass die Wahl eines Anbieters nicht allein von Features abhängt, sondern davon, wie gut dieser Anbieter bei der Implementierung unterstützt.

Der Implementierungsprozess: Von der Planung bis zum Go-Live

Der Übergang zu einem neuen ATS kann überwältigend wirken. Doch Kate und ihr Team meisterten diesen Prozess durch klare Priorisierung und Unterstützung durch den Anbieter:

1. Klares Ziel definieren

• Der erste Meilenstein war die Einführung eines standardisierten Feedbackprozesses. Alles andere – wie erweiterte Funktionen oder Reporting-Tools – wurde als sekundär behandelt.

2. Schrittweise Umstellung

• Anstatt alles auf einmal zu implementieren, begann das Team mit den dringendsten Anforderungen und baute das System schrittweise aus.

3. Persönliche Unterstützung des Anbieters

• Kate hebt hervor, wie wichtig die enge Zusammenarbeit mit einer dedizierten Ansprechperson beim ATS-Anbieter war. Diese unterstützte nicht nur bei der technischen Umsetzung, sondern bot auch strategische Beratung an, etwa bei der Optimierung von Workflows.

4. Fokus auf Benutzerfreundlichkeit

• Das Team wurde umfassend geschult, und es wurden leicht verständliche Tutorials und Templates bereitgestellt, um den Einstieg zu erleichtern.

Ergebnisse: Ein Recruiting-Prozess mit Mehrwert

Nach der erfolgreichen Umstellung berichtete Kate von signifikanten Verbesserungen:

1. Effizienzsteigerung

• Feedback konnte nun zentral gesammelt und innerhalb von Minuten zwischen den Stakeholdern geteilt werden. Dies reduzierte die Dauer von Entscheidungssitzungen erheblich.

2. Stärkere interne Zusammenarbeit

• Die Transparenz des neuen ATS förderte eine bessere Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten. Entscheidungsprozesse wurden beschleunigt und Missverständnisse minimiert.

3. Verbesserte Candidate Experience

• Eine klare Kommunikation und verkürzte Wartezeiten führten zu einer positiven Wahrnehmung des Unternehmens durch die Kandidat:innen.

4. Zeitgewinn für Führungskräfte

• Führungskräfte konnten ihren Fokus wieder auf ihre Kernaufgaben legen, da das Recruiting in Kates Händen lag.

Schlüsselstrategien für den Erfolg eines ATS-Upgrades

Kate teilte auch wertvolle Einsichten, die anderen Unternehmen helfen können, ein ATS-Upgrade erfolgreich zu gestalten:

1. Prozesse analysieren: Ermitteln Sie Engpässe und ineffiziente Abläufe im aktuellen Recruiting-Prozess.
2. Stakeholder einbinden: Beziehen Sie Führungskräfte und Hiring Manager frühzeitig ein, um das System optimal an ihre Bedürfnisse anzupassen.
3. Kandidatenperspektive berücksichtigen: Stellen Sie sicher, dass das ATS die Candidate Experience verbessert, nicht erschwert.
4. Einen iterativen Ansatz verfolgen: Beginnen Sie mit den dringendsten Anforderungen und erweitern Sie das System schrittweise.
5. Auf Support achten: Wählen Sie einen Anbieter, der personalisierte Unterstützung und Beratung bietet.

Key Takeaways

• Prozesse standardisieren: Ein gut strukturiertes ATS reduziert Redundanzen und beschleunigt den Einstellungsprozess.
• Feedback zentralisieren: Einheitliche Feedback-Tools fördern Transparenz und Zusammenarbeit.
• Kandidatenerfahrung priorisieren: Faire, schnelle und transparente Prozesse steigern die Attraktivität Ihres Unternehmens.
• Schrittweise Implementierung: Konzentrieren Sie sich zunächst auf die wichtigsten Funktionen, um eine schnelle Wirkung zu erzielen.
• Fachkundige Unterstützung suchen: Arbeiten Sie mit einem Anbieter, der sowohl technischen als auch strategischen Support bietet.
• Technologie als Werkzeug begreifen: Technologie sollte bestehende Prozesse stärken und nicht vollständig steuern – behalten Sie die Kontrolle.

Fazit

Ein ATS-Upgrade ist keine einfache Aufgabe, aber mit der richtigen Planung, den richtigen Partnern und klaren Zielen kann es transformative Auswirkungen auf Ihr Recruiting haben. Es verbessert nicht nur die Effizienz, sondern stärkt auch die interne Zusammenarbeit und hinterlässt bei Kandidat:innen einen positiven Eindruck. Unternehmen, die sich diesem Prozess annehmen, setzen klare Akzente für eine moderne, zukunftsorientierte Personalstrategie.

Source: "Upgrading Your HR Tech in 2026: How to Make the Business Case for Change" - Spark Hire, YouTube, Oct 24, 2025 - https://www.youtube.com/watch?v=Bb4XBkp21Xc